Hva er EHF-faktura?

Kort fortalt: Dette er EHF-faktura

• EHF-faktura er en smart, elektronisk faktura. Den går direkte fra ditt system til kundens system, slik at maskiner leser dataen automatisk.
• Ved å sende EHF, registreres fakturaen automatisk hos kunden. Dette sikrer mer effektive rutiner og gir deg bedre likviditet.
• Du sparer tid og unngår feil. Siden prosessen er standardisert og automatisk, slipper du manuell håndtering og reduserer sjansen for feil betydelig.
• Dette er standarden i Norge. Offentlig sektor krever EHF, og stadig flere private bedrifter bruker formatet for å sikre seg en enklere og mer effektiv fakturahverdag.

En EHF-faktura er en elektronisk faktura som kan sendes direkte fra ditt økonomisystem til mottakerens økonomisystem eller fakturahåndteringssystem. EHF står for Elektronisk Handelsformat som er den norske betegnelsen på det som internasjonalt kalles PEPPOL BIS Billing. PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) er et globalt, åpent og standardisert nettverk for sikker utveksling av elektroniske forretningsdokumenter som e-fakturaer mellom organisasjoner. Dette formatet er spesifikt utviklet for at maskiner skal kunne lese og forstå innholdet, noe som sikrer en sømløs og effektiv overføring av data.
I motsetning til e-post eller PDF-fakturaer, som krever manuell håndtering, sendes EHF-fakturaer i et eget format direkte fra et regnskapssystem til et annet regnskapssystem eller til et annet system laget spesielt for å håndtere mottak av fakturaer, og som er integrert med regnskapssystemet. Dette betyr at fakturaen kommer rett inn i mottakerens regnskapssystem, noe som reduserer manuelt arbeid og feil, og samtidig fremskynder betalingsprosessen.

For offentlig sektor i Norge er det et krav å motta fakturaer i EHF-format. Vi ser også at stadig flere private bedrifter velger å ta i bruk EHF, nettopp fordi det sparer tid og sikrer at fakturaen blir behandlet mer effektivt. Norge var blant de første landene som tok dette i bruk da det ble innført i 2012, og er i dag landet med mest utbredt bruk av dette ifm B2B fakturering mellom bedrifter, både i privat og offentlig sektor. 

Hvordan sende EHF?

Hvem kan sende EHF? 
Du kan sende EHF-fakturaer hvis din bedrift har et organisasjonsnummer og du bruker et faktura- eller regnskapssystem som støtter EHF-formatet. I Norge er det obligatorisk for alle leverandører å sende EHF-fakturaer til offentlig sektor.

Slik sender du EHF
For å sende en EHF-faktura trenger du et regnskapssystem å sende fakturaen din fra. Når dette er på plass, må du passe på at følgende krav er oppfylt:

1. Du har organisasjonsnummeret til mottaker i ditt regnskapssystem
2. Mottaker er registrert i ELMA og/eller Peppolregisteret.

Visste du at du enkelt kan sende EHF-faktura med Amili SEND? Les mer om løsningen her.

Hvem kan motta en EHF-faktura?

ELMA-registeret
For å motta EHF-fakturaer må bedriften din være registrert i ELMA-registeret (Elektronisk mottakeradresseregister). Når du sender fakturaen, sjekkes organisasjonsnummeret automatisk i dette registeret, og det sikrer at fakturaen sendes direkte til riktig mottaker. Det er gratis å registrere seg i ELMA. Trenger du kun å sende EHF-faktura, og ikke motta, trenger du ikke å være registrert i ELMA.

ELMA er også den norske delen av et større internasjonalt Peppolregister, der mottakere i alle deltagerland er registrert, slik at det også er mulig å sende elektroniske fakturaer (EHF) til mottakere i andre land enn bare Norge.

Fordeler med EHF-faktura

Det er flere fordeler tilknyttet EHF for både den som sender og den som mottar faktura med dette formatet. 

• Mottakeren sparer verdifull tid: Når en bedrift mottar en faktura som EHF kan den håndteres elektronisk, mer automatisk og det er enklere å både regnskapsføre og betale denne raskt. 
  
  
• Mer effektive betalingsrutiner og du sikrer raskere innbetaling: Når du sender EHF så får kundene dine fakturaen direkte inn i sitt mottakersystem, hvor den registreres og leses automatisk. Der er det lettere og raskere for mottakeren å kunne verifisere og godkjenne fakturaen, og dette fører ofte til at du får betalt raskere.
  
  
• Sjansen for feil reduseres: I motsetning til en vanlig PDF-faktura som manuelt må håndteres, behandles en EHF-faktura likt hver gang i systemet siden det er et standardformat. Sjansen for at det forekommer feil på faktura reduseres derfor betraktelig.  

Vi hjelper deg

Hos Amili brenner vi for å gjøre din hverdag enklere og at du får raskere betalt. Med vår smarte løsning, Amili SEND, kan du enkelt sende EHF-fakturaer til alle dine kunder, uavhengig av om de er en offentlig instans eller en privat bedrift. De kan sendes til mottakere i både Norge og andre land tilknyttet Peppolnettverket. Visste du at ca. 85 % av kunder som mottar elektronisk faktura, betaler i tide?