En viktig, men dessverre nedprioritert oppgave for regnskapsførere er å vurdere åpne poster. Vi har tatt en prat med Marianne Thielemann, i Visma Amili AS, som mener regnskapsbyråene ikke har god nok kontroll på purring og inkasso.
-Vi lever i en verden hvor stadig flere oppgaver blir automatisert. Likevel er det svært få regnskapsbyråer som har etablert rutiner på purring og inkasso som en del av oppdragene de har for sine kunder, sier Marianne Thielemann, Program Manager Accounting Offices, i Visma Amili.
“Det bør være like naturlig å purre, som det er å fakturere”
Marianne har lang erfaring fra regnskapsbransjen og ser store fordeler i å automatisere purre- inkassotjenestene. I Amili brenner Marianne for å frigjøre tid for regnskapsførere ved hjelp av automatiserte tjenester, slik at arbeidsdagen blir mer effektiv og kundefokusert.
Det handler om mer enn bare å purre
Ifølge Marianne har regnskapsførere en gyllen anledning til å bidra med gode rutiner til kundene. Ved å holde en tett dialog med kunden og vurdere åpne poster regelmessig vil det bidra til bedre kontroll over likviditetssituasjonen. Det er Marianne helt overbevist om.
– Ved å hjelpe kundene til byrået med å purre bidrar du til at sluttkunden ser at regnskapsfører har kontroll. Kanskje finner dere områder som har rom for forbedring – om det er hvor ofte kunden fakturerer, antall forfallsdager og hvordan kunden håndterer innsigelser på levert vare og/eller tjeneste, forteller Marianne videre.
– Det handler ikke nødvendigvis om å følge med på hver eneste faktura. Ved å samhandle med kunden i samme system, får kunden bedre innsikt og forståelse for betaling. På den måten spiller regnskapsfører og kunde sammen på lag, som igjen fører til et mer effektivt samarbeid, god likviditet og tilfredsstilte kunder, fortsetter Marianne.
– Regnskapsførerne må være mer offensive
Teknologi har åpnet opp for nye oppgaver for regnskapsførere. Dette er veldig viktig for Marianne, som ser på fremtidens regnskapsføring som et strategisk samarbeid.
“Det handler om god relasjon til kunden, samhandling og hvordan levere rådgivende regnskapstjenester”
Marianne ser stor verdi i å kunne støtte og gi kundene den veiledning de trenger.
– Det er jo ikke alltid kunden ser dette selv. Det kan for eksempel være gjennom å hjelpe kunden med ny teknologi, hvilke oppgaver kan økonomisystemet gjøre bedre automatisert enn manuelt, hvilke oppgaver ønsker kunden å gjøre selv, hvilke oppgaver skal regnskapsfører gjøre, sier Marianne.
– Et område med et stort potensiale for mer samhandling er purring og inkasso, overraskende nok. Det handler ikke om purring alene, men hvorfor kommer en faktura til purring?
Er grunndata opprettet korrekt? Er fakturaen kommet frem? Hvordan sendes fakturaene? Har kunden din rutiner rundt innsigelser? Og hvordan fakturerer kunden din? Månedlig eller løpende? Hva anbefaler du kunden å gjøre? Også kommer vi til at fakturaen faktisk ikke betales – hvilket råd gir du kunden da, fortsetter Marianne, som nesten ikke klarer å runde av temaet.
En vare eller en tjeneste er ikke solgt før den er betalt – og her har regnskapsførere en fantastisk mulighet til å være en viktig rådgiver for sine kunder.
Dette brenner jeg så for, sier Marianne entusiastisk.
Fordelen med automatiserte purre- og inkassotjenester
Tradisjonelt sett har rutiner rundt purring og inkasso blitt utført manuelt. Marianne henviser til en rekke gode systemer for automatiserte purre- og inkassotjenester. – Dessverre altfor få som har tatt disse i bruk, forklarer hun.
Ifølge Marianne bidrar automatisering av purre- og inkassorutinene til redusert kredittid, som er bra for likviditeten. – I Visma sine økonomi-systemer ligger det integrerte løsninger for automatiserte purre- og inkassotjenester, som kan aktiveres ved noen få tastetrykk. Visma AutoCollect er en tjeneste for automatisert purring og inkasso. Med AutoCollect er kundereskontroen til enhver tid oppdatert og du kan følge status på fakturaoppfølgingen løpende, som sparer både tid og penger.
“Det unike med AutoCollect er at det er automatisert og integrert i Visma sine økonomisystemer”
– Regnskapsfører og kunde av et regnskapsbyrå skal forholde seg til en produksjonsplattform – det gjelder også purring og inkasso, smiler Marianne.
Les mer: 10 gode grunner til å automatisere purring og inkasso
Åpen post-misjonæren
Med et glimt i øyet, men samtidig blodseriøs runder Marianne av intervjuet med å kalle seg selv en «åpen post misjonær».
– Vi nærmer oss årsoppgjøret. Og jeg anbefaler sterkt å gå gjennom åpne poster og sende purringer nå slik at man får gjort opp innen nyttår. Det sikrer likviditet og ikke minst at reskontroen er oppdatert og ryddig til 31.12. Da blir helt sikkert revisor også glad, avslutter Marianne.
