Når kan jeg sende inkassovarsel?

Har du kunder som ikke betaler, og lurer på når du kan sende inkassovarsel? Les hva et inkassovarsel er, og hva du bør gjøre når betalingen uteblir.

De aller fleste bedrifter opplever før eller siden at kunder ikke betaler til forfallsdato. Mange lurer derfor på hvordan man skal gå frem når betalingen uteblir, og hvilke lover og regler som gjelder. Her gir vi deg derfor en liten innføring som hjelper deg på vei!

Hva er forskjellen mellom purring og inkassovarsel?

En purring er en påminnelse du i utgangspunktet kan sende kunden din når som helst etter at fakturaen har forfalt. En purring er en betalingspåminnelse som ikke behøver å si noe om inkasso, og det er lite formkrav til hva teksten på en purring skal inneholde. Betalingsfristen på purringen du sender kan i tillegg være kortere enn 14 dager – hvis du ønsker det.

Sender du et inkassovarsel, varsler du kunden din om at neste steg vil være inkasso. Et inkassovarsel skal alltid ha 14 dagers betalingsfrist, og du har en del formkrav til hva teksten i inkassovarslet ditt må inneholde. Det må eksempelvis komme tydelig frem hva det er, med andre ord merkes som “Inkassovarsel”. Ved utsendelse av inkassovarsel etter 14 dager, er det vanlig at det tilkommer et purregebyr.

Anbefaler kun å sende inkassovarsel

Veldig mange benytter i dag inkassovarsel som eneste påminnelse før inkasso. Det er noe vi også anbefaler deg å gjøre, for å sikre kortest mulig kredittid.

Må jeg sende purring først?

Du må ikke sende en purring før du sender et inkassovarsel. Du kan selv velge om du først ønsker å sende en purring, for deretter å sende et inkassovarsel. Eller kun sende et inkassovarsel.

Det viktigste er å sende kunden en påminnelse. Venter du for lenge, så kan du risikere at pengene dine går tapt. Har du mye penger utestående, kan det påvirke likviditeten din negativt, og du kan selv få utfordringer med å betale dine regninger.

Les også: Automatisere purring og inkasso? Her er 10 gode grunner

Pass på at kunden prioriterer din faktura

La oss si at du har glemt å betale to fakturaer. Den ene leverandøren sender deg et inkassovarsel etter noen dager, den andre ikke. Hvilken betaler du først? 

Har du kunder med likviditetsproblemer, så vil inkassovarsler mest sannsynlig bli prioritert når kunden må velge hva som må betales først. Sørg derfor å ha gode rutiner, og send inkassovarsel når pengene dine uteblir.

Ikke vent for lenge

Jo lengre du venter med purringen, dess vanskeligere kan det bli å få inn pengene. Har du kunder med betalingsutfordringer, venter de ofte med å betale. Det er derfor viktig at du følger opp kundefordringene dine kontinuerlig, slik at du ikke ender opp med å ikke få betalt.

Les også: Betyr 6000 kroner noe for deg?

Kort ned på kredittiden

Jobber du i en bransje hvor det er vanlig å selge på kreditt? Husk at kredittid er gratis finansiering, så du bør ikke gi lengre kredittid enn det likviditeten din tåler. Sørg for at tiden mellom du skal betale egne leverandører kontra innbetalingen fra kundene dine, blir kortest mulig.

Hva er god inkassoskikk?

God inkassoskikk betyr at den som utfører innkrevning ikke skal utsette noen for urimelig påtrykk, skade eller ulempe. Eksempler på dårlig inkassoskikk kan være å drive oppsøkende virksomhet, true kunden med konsekvenser som ikke er reelle om vedkommende ikke betaler, eller ta i bruk oppsiktsvekkende innkrevingsmetoder.

Du kan i utgangspunktet sende en purring så snart forfallsdato er passert. Ønsker du å følge god inkassoskikk, så anbefaler vi deg å sende inkassovarsel med purregebyr 14 dager etter forfallsdato. Sender du før det, vær obs på at inkassovarslet ikke kan inkludere purregebyr.

Det kan være veldig frustrerende når kunden ikke betaler. Bruker du et inkassobyrå og/ eller en automatisert inkassotjeneste som eksempelvis AutoCollect, så er selskapet lovpålagt å følge god inkassoskikk som reguleres av Inkassoloven, under tilsyn av Finanstilsynet.

Krav til inkassovarsel

Et inkassovarsel skal være skriftlig. Dette kravet oppfyller du både ved å sende et inkassovarsel per post og elektronisk – så lenge inkassovarselet er sendt på en betryggende måte. I tillegg: 

• Forfallsdato må ha forfalt
• Inkassovarslet må ha minst 14 dagers betalingsfrist 
• Det må komme tydelig frem på inkassovarselet hva kravet gjelder, eksempelvis opprinnelig fakturadato, forfallsdato, fakturanummer og beløp
• Det må komme tydelig frem at det er et inkassovarsel – eksempelvis så kan du bruke “Inkassovarsel” eller “Varsel om inkasso” i overskriften
• Det må komme tydelig frem at kravet sendes til inkasso dersom beløpet ikke er innbetalt innen fristen

Som nevnt tidligere, vær obs på at du først kan kreve purregebyr 14 dager etter forfallsdato på fakturaen du sendte i første omgang. 

Bruker du tjenester som AutoCollect eller tilsvarende til purring og inkasso, ligger alle disse kravene til inkassovarsel allerede som en del av tjenesten.

Inkassovarsel kommer alltid før inkasso

Vær obs på at før du kan overføre en faktura til inkasso, så må kunden din alltid ha mottatt et inkassovarsel først. 

Husk at regnskapsføreren din kan hjelpe deg

Å følge opp utestående kundefordringer kan være tidkrevende. Har du ikke tid eller ønske om å ta betalingsoppfølgingen selv, vit at dette er noe regnskapsføreren din kan hjelpe deg med. Bruker du et Visma-system, og kanskje i samarbeid med regnskapsføreren din, så er purre- og inkassotjenesten AutoCollect integrert i regnskapssystemet. Tjenesten er automatisert – det vil si at du og / eller regnskapsføreren din selv kan velge i hvor stor grad purring og inkasso skal gå av seg selv, eller om noe skal gjøres manuelt.

Gode purrerutiner fører til raskere innbetaling

Visste du at rundt 85 % av forfalte fakturaer blir betalt allerede etter første purring? De fleste har rett og slett glemt fakturaen. 

Sender du derfor et inkassovarsel vil det mest sannsynlig være nok til at pengene kommer inn. Med gode purrerutiner vil du med andre ord oppleve raskere innbetaling og en forutsigbarhet som gir fornøyde kunder!

Les mer: Sende inkassovarsel – enkelt og automatisert? Les om AutoCollect

Så, når kan man sende inkassovarsel?

Etter forfallsdato er det opp til deg når du ønsker å sende en purring og deretter sende inkassovarsel, eller kun sende inkassovarsel. Det aller viktigste er at du følger opp beløp du har utestående, og at du viser at du er en leverandør som har god kontroll og rutinene i orden!

Et lite tips til slutt

Nå er vi inne i en periode med utbetaling av både feriepenger og skattepenger. Har du mye utestående hos kundene dine, så kan det være lurt å benytte muligheten nå. Sørg for å få inn pengene dine, så du kan starte høsten med bedre likviditet.