Kort svar: Du kan sende inkassovarsel umiddelbart etter at fakturaens forfallsdato er passert. Du må ikke sende purring først. Dersom du ønsker å legge til purregebyr på inkassovarselet, må det imidlertid ha gått minst 14 dager siden den opprinnelige forfallsdatoen.
Tidslinje for utsendelse
For å sikre effektiv inndriving og god likviditet, er det viktig å skille mellom når du kan sende varsel, og når du kan kreve gebyr.
- Dagen etter forfall: Du har lov til å sende inkassovarsel (uten gebyr).
- 14 dager etter forfall: Du kan sende inkassovarsel med purregebyr.
Anbefaling fra oss i Visma Amili: Fakturering er ferskvare. Send inkassovarsel så tidlig mulig. Dropper du den valgfrie purringen og går rett på inkassovarsel redusere du kredittiden og øker sannsynligheten for at fakturaen blir prioritert hos kunden din.
Send inkassovarsel som mulig. Øk sannsynligheten for at kunden prioriterer din faktura.
Forskjellen på purring og inkassovarsel
Forståelse av begrepene er avgjørende for riktig oppfølging av utestående fordringer.
1. Purring (Betalingspåminnelse)
- Status: Frivillig.
- Frist: Kan sendes når som helst etter forfall.
- Betalingsfrist: Valgfri (kan være kortere enn 14 dager).
- Formkrav: Få formelle krav til innhold.
- Konsekvens: Er kun en påminnelse, sier ikke nødvendigvis noe om videre prosess.
2. Inkassovarsel
- Status: Obligatorisk før en sak kan sendes til inkasso.
- Betalingsfrist: Lovpålagt minimum 14 dager.
- Formkrav: Strenge krav (se under).
- Konsekvens: Varsler at saken overføres til inkasso ved uteblitt betaling.
Må jeg sende purring først? Nei. Det er ingen lov som krever at du sender purring før inkassovarsel. Du kan spare tid og bedre likviditeten ved å gå direkte til inkassovarsel.
Lovpålagt krav til inkassovarsel
For at et inkassovarsel skal være gyldig i henhold til inkassoloven og god inkassoskikk, må følgende kriterier oppfylles:
- Skriftlighet: Varselet må være skriftlig (papir eller elektronisk på en betryggende måte).
- Tydelig merking: Dokumentet skal tydelig fremstå som et inkassovarsel (f.eks. overskriften "Inkassovarsel" eller "Varsel om inkasso").
- Fakturaen må være forfalt: Kan ikke sendes før opprinnelig forfallsdato er passert. Det må ha gått 14 dager etter opprinnelig forfall om du skal kreve gebyr etter Inkassoloven.
- 14 dagers betalingsfrist: Kunden må gis minimum 14 dager til å betale før saken kan gå til inkasso.
- Spesifikasjon av kravet: Må inneholde hva kravet gjelder (opprinnelig fakturanummer, beløp, renter/gebyr).
-
Konsekvensbeskrivelse: Det må stå eksplisitt at kravet sendes til inkasso dersom betaling ikke skjer innen fristen.
Les også: Økt trygghet og kontroll med AutoCollect for AST Regnskap
Automatisering og god inkassoskikk
Å følge opp fakturaer manuelt øker risikoen for formelle feil. Ved bruk av automatiserte tjenester som AutoCollect, sikrer du det at alle lovkrav overholdes automatisk.
Hva er god inkassoskikk? Innkrevingsvirksomhet skal ikke utsette skyldner for urimelig påtrykk, skade eller ulempe. Dette innebærer blant annet:
- Ingen trusler om urealistiske konsekvenser.
- Ingen oppsiktsvekkende innkrevingsmetoder.
- Overholdelse av frister definert i inkassoloven.
Bruker du AutoCollect - eller tilsvarende tjenester som er integrert i regnskapssystemet ditt, vil tjenesten håndterer tidslinjer, gebyrberegning og utsendelse i henhold til Finanstilsynets retningslinjer, slik at du unngår feil.
Les også: Slik effektiviserte Econa sine prosesser med AutoCollect
Selger du til andre bedrifter (B2B)? Husk standardskompensasjon
Når kunden din er en annen bedrift eller en offentlig myndighet, har du en ekstra rettighet som mange glemmer. I henhold til forsinkelsesrenteloven § 3a kan du kreve en standardkompensasjon for inndrivelseskostnader dersom betalingen er forsinket.
- Satsen: Per i dag er satsen på 470 kroner.
- Ingen krav om varsel: I motsetning til renter og inkassosalær, trenger du ikke å ha varslet om dette på forhånd. Kravet oppstår i det øyeblikket fakturaen forfaller.
- Valget er ditt: Du kan som regel ikke kreve både standardkompensasjon og vanlig purregebyr for samme krav. Siden 470 kroner er betydelig høyere enn et ordinært purregebyr, lønner det seg ofte å velge kompensasjonen ved fakturering til bedrifter.
Merk at dette kun gjelder næringsdrivende, aldri privatpersoner (forbrukere).
Oppsummert oppfordring
- Ikke vent: Jo lengre tid det går, desto vanskeligere er det å få betalt.
- Vær konsekvent: Kunder prioriterer leverandører som følger opp.
- Automatiser: Bruk tjenester som AutoCollect, og få gjerne bistand fra regnskapsfører for å sikre at formkrav og frister overholdes uten manuelt merarbeid.