Slik effektiviserte Econa sine prosesser med AutoCollect

Econa, med over 30,000 medlemmer, trengte en effektiv løsning for håndtering av utestående krav. Etter utfordringer med tidligere integrasjon, valgte de AutoCollect. Løsningen har drastisk forbedret Econas fakturaoppfølging og administrasjon, og sørget for en brukervennlig opplevelse både for administrasjon og medlemmer. Les hvordan. 

Econa er en interesseorganisasjon med et klart oppdrag: å forbedre økonomers vilkår og kompetanse. Organisasjonen støtter blant annet medlemmene sine gjennom karriereveiledning, nettverksbygging og faglig utvikling. Med over 30,000 medlemmer ønsket Econa å effektivisere administrative prosesser internt.  

Econa hadde på bakgrunn av dette lenge forsøkt å integrere seg mot en stor norsk inkassoaktør. Det var helt avgjørende at integrasjonen fungerte sømløst, og at det var mulig å etablere en fleksibel purreprosedyre uten at krav ble eskalert rettslig. Dessverre opplevde de både utfordringer med den tekniske integrasjonen, i tillegg til at samarbeidet ikke fungerte.

Carolina Vargas, Regnskapsmedarbeider og purring/inkasso ansvarlig, Econa. 

Kravene hopet seg opp for Econa

Som en konsekvens av at samarbeidet og integrasjonen ikke fungerte, begynte kravene å hope seg opp for Econa.  De ble derfor rådet av sin Consulting partner til å vurdere andre løsninger. Som partner av Visma og leverandør av ulike økonomisystemer, foreslo Consulting partneren at Econa burde vurdere en løsning fra Visma Amili. Visma Amili ble derfor kontaktet. 

I et møte fikk Econa presentert Visma Amilis AutoCollect, en purre- og inkassotjeneste sømløst integrert med Visma Business.

"Vi ble umiddelbart imponert over hvor enkelt og effektivt AutoCollect kunne tilpasses våre behov" forteller Carolina Vargas, Econa.

Spesifikke krav til løsningen

Det ble raskt tydelig at Econa var den ideelle pilotkunden for Visma Amilis nye kundeportal; Amili-portalen. Med AutoCollect i Visma Business fikk Econa en effektiv og sømløs innfordringsprosess og tilgang til en svært  brukervennlig kundeportal. Dette ga en effektiv administrasjonsløsning med enkel oversikt over utestående og forfalte krav.

I tillegg kunne Econas kunder benytte seg av MinSide-portalen, som gir en intuitiv brukeropplevelse. Her kan de som mottar krav, enkelt finne informasjon, hente ut fakturakopi, betale og kommunisere med saksbehandlere fra purre-stadiet.

Les også: God oppfølging og bred kompetanse var utslagsgivende

Imponert fra første stund

Den fleksible og automatiserte plattformen ble presentert for Econa og imponerte fra første stund. Løsningen ble raskt tilpasset Econas behov. 

"Vi har funnet en partner som virkelig har forstått Econas behov," sier Beate Kjus, Prosjektkoordinator og Fakturerings ansvarlig, Econa.

At Visma Amili hadde en ny og moderne skyldnerportal gjorde ogs valget enkelt. I MinSide kan Econas medlemmer se status, betale og kommunisere med Visma Amili om de har mottatt en purring eller inkasso. Ved å koble på Autoinvoice, har også Econas medlemmer enkel tilgang på fakturakopi i MinSide. Det sparer mye tid for alle involverte.

Beate Kjus, Prosjektkoordinator og Fakturerings ansvarlig, Econa.

Effektiv onboarding

Visma Amili utarbeidet en strukturert onboarding-plan for rask implementering av løsningen. AutoCollect-tjenesten ble implementert smertefritt, og Econa kunne ta den i bruk innen få uker. Ettersom Econa hadde et betydelig volum av utestående krav, var de svært fornøyde med å komme raskt i gang med fakturaoppfølgingen.

Les også: Sparer 100 timer i måneden på enklere fakturering

Tusenvis av saker er nå sendt via AutoCollect

Resultatene lot ikke vente på seg. Econa har etter kort tid sendt flere hundre saker via AutoCollect, og tilbakemeldingene har vært utelukkende positive. Over 90 % av sakene ble løst allerede etter én måned. 

“Vi er strålende fornøyde med den nye kundeportalen hvor vi enkelt kan følge med på kravene som er til oppfølging” sier Carolina Vargas, Regnskapsmedarbeider og purring/inkasso ansvarlig, Econa. 

Utsikter for fremtiden 

Som pilotkunde har Econa banet vei for at Amili-portalen kan rulles ut til flere Visma Business-brukere fremover.

Med AutoCollect har Econa ikke bare fått en stabil løsning, men har også lagt grunnlaget for hvordan fremtidige integrasjoner bør utføres – til glede for både eksisterende og nye kunder av Visma Amili.