Det nærmer seg nyttår, og årsoppgjør. En av de viktigste oppgavene for en bedrift er derfor å sørge for at kundereskontroen både er ryddig og oppdatert. Å ha klare og ajourførte fordringer gir ikke bare en bedre økonomisk oversikt, men kan spare deg for både tid og penger på sikt.
En viktig del av årsoppgjøret er å vurdere verdien på forfalte utestående fakturaer. I god tid før den 31.desember anbefaler vi deg derfor å ta en grundig gjennomgang og rydde opp i gamle, forfalte poster. Men, hvordan kommer du i gang?
Visste du at hele 65% betaler når de mottar et inkassovarsel? Det er derfor ingen grunn til å vente med å sende dette. Vår anbefaling er at første purring bør være et inkassovarsel. Et inkassovarsel blir ofte prioritert foran vanlige betalingspåminnelser. Husk at inkassovarsler skal ha 14 dagers betalingsfrist, så planlegg å sende dem i god tid før 31.12.
Les også: Automatisere purring og inkasso? Her er 10 gode grunner
Hvis du har sendt inkassovarsel, men fortsatt ikke har mottatt betaling, kan det være på tide å sende fakturaen til inkasso. Lurer du på hva neste steg er? Da kan du lytte til vår informative podcast-episode om inkassosakens gang.
Har du fakturaer du vet ikke vil bli betalt? Da kan du bokføre tapet og få tilbake eventuell merverdiavgift du allerede har betalt. Eksempler på kriterier som gjelder for bokføring av tap er:
1. Dokumentasjon: Det må være dokumentert at kunden ikke er i stand til å betale gjelden, for eksempel konkurs, åpning av offentlig gjeldsforhandling - eller at fordringen er rettsforfulgt uten resultat.
2. Fordringens alder: Ofte anses fordringer som er over ett år som mer usikre, og vurderes derfor ofte for nedskrivning eller avskrivning.
3. Vurdering av gjennomføringsevne: Du må gjøre en realistisk vurdering av kundens økonomiske evne til å betale fordringen.
4. Bokføringsprinsipp: Tapet skal bokføres det året tapet er konstatert.
For mer informasjon, sjekk med regnskapsføreren din eller få en fullstendig oversikt over hvilke kriterier som gjelder på Skatteetatens nettsider.
Reklamasjoner som ikke er avklart kan hindre at du får betaling. Vårt råd er derfor å alltid svare reklamasjoner skriftlig - og så raskt som mulig. Tid er penger, og jo raskere reklamasjonen blir løst, desto raskere kommer betalingen. Kan du eksempelvis oppnå enighet om at kunden betaler deler av fakturaen i stedet for å holde tilbake hele beløpet? Hvis ikke, kan Forliksrådet være en god løsning for dere begge.
Les også: Når kan jeg sende inkassovarsel?
Effektive rutiner for inndrivelse er avgjørende for å sikre at du får betalt, og tiden kan være din viktigste allierte. I mange selskaper er oppfølgning av forfalte fakturaer en manuell jobb, men i de fleste økonomisystemer kan disse oppgavene
Bruker du et økonomisystem fra Visma? Bli kjent med AutoCollect som er integrert med alle Visma sine økonomisystemer og hjelper deg til å få raskere betalt. Du kan lese mer om AutoCollect her eller book en prat med Marianne.
Ikke kast bort verdifull tid på manuelle rutiner når teknologien kan hjelpe deg og samtidig fremskynde betalingene!
Å holde kundereskontroen i orden før nyttår kan redusere stresset med årsoppgjøret og sette bedriften din i en bedre økonomisk posisjon for det kommende året. Tar du en proaktiv tilnærming, sender inkassovarsler i tide, og utnytter teknologiens potensial, kan du ikke bare forbedre likviditeten, men også spare verdifull tid.