Etter at regnskapsselskapet BackOffice4u tok i bruk automatisert innfordring, har de erfart at de bruker mindre tid på purringer. Tiden de sparer på oppfølging rundt purring og inkasso, bruker de nå andre oppgaver for kundene sine.
BackOffice4u er et lite regnskapsførerselskap som holder til i Krokstadelva rett utenfor Drammen. Etter flere år som autorisert regnskapsfører i ulike byråer, valgte Trude Hessvik-Trøite å starte opp for seg selv i 2018. Etter kort tid var behovet for en ekstra medarbeider så stort at Trude måtte utvide, og i dag består bedriften av to årsverk, fordelt på tre ansatte.
Trude og hennes medarbeidere tilbyr en rekke tjenester innen regnskap, lønn, årsoppgjør og rådgivning, hvor kundeoppfølging med purring ved hjelp av AutoCollect, også kjent som Visma Inkasso, er en del av tjenestespekteret.
– Vi er et regnskapsførerselskap som er opptatt av å tilpasse tjenesten våre slik at våre kunder skal kunne jobbe mest mulig effektivt. Vi har stort fokus på å skreddersy samarbeidet med de ulike kundene etter deres behov og kompetanse. Vi liker å si at vi er kundens backoffice-avdeling, og derav navnet vårt.
Små bedriftskunder med behov for kontinuerlig oppfølging
De fleste av kundene til BackOffice4u er små bedrifter, men de har også noen større bedriftskunder. Fellesnevneren for alle kundene er at de har behov for kontinuerlig oppfølging og effektiv regnskapsførsel, og tilgang på mer kompetanse når behovet melder seg.
Les også: Automatisere purring og inkasso? Her er 10 gode grunner
Samarbeider med kundene i eAccounting
– Helt siden vi startet opp har vi brukt eAccounting. Vi opplever at dette er et system som mange av de mindre kundene bruker, og som er enkelt og oversiktlig å bruke. At systemet er skybasert, gir oss en mer fleksibel hverdag. Vi samarbeider med kundene om regnskapet i programmet, og vi har tilgang uansett hvor vi befinner oss. Det er også enkelt for oss å administrere tilganger til kundene våre direkte fra programmet ved behov for det.
Ulike behov for oppfølging av utestående beløp
– Kundene våre jobber på veldig ulike måter. Det gjør også at det er stor variasjon i hva de ulike bedriftene har av utestående, og hvordan den enkelte håndterer innfordring. Spesielt håndverksbedriftene våre, har mye utestående. Noen ønsker derfor at vi purrer eksempelvis ved å ta en hyggelig telefon først – og deretter følger opp med å sende en formell purring. Andre ønsker at vi sender purring direkte. Fellesnevneren er at mange gruer seg til å ta kontakt med kunden selv og helst vil slippe å snakke om økonomi med dem. Så denne jobben overlater de gjerne til oss, og det synes vi er fint. Vi tar ofte den første purringen av sluttkunden selv, og bruker deretter AutoCollect på videre oppfølging av det utestående beløpet.
Sparer mye tid med automatisert innfordring
Tidligere brukte regnskapsførerne i BackOffice4u mye tid på utgående telefoner og purring via e-post og brevpost. Resultatet ble at det ofte ikke førte frem. I tillegg har de tidligere hatt erfaringer med ulike inkassobyrå hvor utfordringen har vært å få tilbakemelding på hva som er status i saken.
– Etter at vi tok i bruk AutoCollect, bruker vi mye mindre tid på purring og inkasso. I tillegg har vi full oversikt til enhver tid på alt som har skjedd i saken. Det er noe vi setter stor pris på med tjenesten, og som ikke minst sparer oss for mye tid som vi kan bruke på andre oppgaver.
Les også: Betyr 6000 kroner noe for deg?
Viktig at tjenesten er integrert og enkel å bruke
– Da vi valgte innfordringstjeneste, var det viktig for oss at løsningen var integrert i eAccounting og andre Visma-systemer. I tillegg måtte den være enkel å bruke, og ikke minst rimelig. Våre erfaringer er at sluttkundene betaler raskere når det er en profesjonell aktør som utsteder betalingspåminnelsen, slik som AutoCollect.
– Det at vi som regnskapsførere tilbyr tjenesten AutoCollect, gjør at veien til å ta saken videre til inkasso er mye kortere. Vi bruker i tillegg mindre tid på oppfølging, da det er enklere å følge opp utestående beløp nå.
Opplever at kundene får bedre likviditet
Etter at BackOffice4u tok i bruk automatisert innfordring, har de erfart at de bruker mindre tid på purringer. Tiden de sparer på oppfølging rundt purring og inkasso, bruker de nå andre oppgaver for kundene sine.
– Den aller største og viktigste effekten er at kundene våre får bedre likviditet siden kundefordringene nå blir gjort opp raskere.
Sakene blir løst raskere enn før
– Kundene våre forventer at fordringene blir fulgt opp, så vi får bare positive tilbakemeldinger på at vi har valgt å automatisere deler av innfordringen. Det viktigste for kundene er at sakene blir løst, og at de blir løst så raskt som mulig. Det viktigste for oss i BackOffice4u, er å jobbe smartere sammen med kundene våre, og å utnytte systemene på best mulig måte. På den måten får kundene god oversikt over tallene sine, og kan bruke tiden på andre oppgaver enn regnskap.
