Har du kunder som ikke har betalt faktura? Effektiv håndtering av utestående fordringer er avgjørende for en sunn økonomisk drift. Her er våre anbefalinger til hva du skal gjøre når bedriften har mye utestående fordringer.
En utestående fordring er en faktura som er sendt ut til kunde, men som ikke har blitt betalt enda. Høye nivåer av utestående fordringer kan føre til kontantstrømproblemer og redusert kapasitet til å betale leverandører eller investere i vekst. I værste fall kan det øke risikoen for tap på grunn av misligholdte kundefordringer.
Utestående fordringer kan påvirke likviditeten og jo mer fokus du har på å håndtere utestående fordringer, jo mer sikrer du at bedriften er på rett spor.
5 vanlige årsaker til utestående fordringer
1. Utydelige betalingsvilkår
2. Feil i faktura
3. Uenighet om leveransen
4. Dårlig kundeforhold
5. Økonomisk ustabilitet hos kunder
Det kan være flere årsaker til at kunden ikke betaler fakturaen. Her er våre anbefalinger til hva du bør gjøre i perioder med mye utestående fordringer.
1. Bli enige om betalingsvilkår
For å unngå utestående fordringer er det viktig å ha klare og tydelige betalingsvilkår. Dette inkluderer tydelig beskrivelse og enighet om betalingsfrister, akseptable betalingsmetoder og eventuelle konsekvenser ved forsinkede betalinger. Ved å sørge for at dine kunder forstår og aksepterer disse betingelsene fra begynnelsen av, reduserer du risikoen for utestående fordringer.
2. Sørg for å ha gode grunndata
Grunndata er basisinformasjon du har på kunden din. Riktig grunndata er viktig for at fakturaen din både skal komme korrekt og raskt frem – til riktig person / bedrift.
For bedriftskunder må du ha riktig organisasjonsnummer. For privatkunder må du ha mobilnummer og e-post.
3. Automatiser faktureringsprosessen
Ved å automatiserte faktureringsprosessen reduserer du risikoen for feil og forsinkelser. Automatisering gjør det mulig å sende fakturaer umiddelbart etter at tjenestene er levert, og kan også inkludere påminnelser om forfallsdatoer. Dette bidrar til å sikre at faktura blir betalt til forfall.
Husk å sende faktura elektronisk. Å fakturere elektronisk er en enkel, rask og sikker måte å sende en faktura på. Du sparer både tid og penger, og det er mer miljøvennlig.
4. Sett purring og betalingsoppfølging i system
Ikke vent til forfallsdato har løpt ut før du tar kontakt med kunder med utestående fordringer. Vær proaktiv og følg opp tidlig. På den måten identifiserer du eventuelle problemer eller bekymringer som kunden måtte ha. Når du tar kundens betalingsforpliktelser seriøst blir du oppfattet som ryddig og profesjonell, og ikke minst at du har kontroll.
5. Bruk verktøy for automatisert purring og inkasso
Det finnes det en rekke gode verktøy som kan hjelpe deg med å håndtere utestående fordringer mer effektivt.
Med AutoCollect, vår tjeneste for automatisert betalingsoppfølging, er det superenkelt å sende en faktura til purring. Tjenesten er enkel å aktivere og er tilgjengelig i alle Visma økonomisystemer.
Effektiv håndtering av utestående fordringer gir bedre likviditet
Å ha fokus på håndtering av utestående fordringer kan være avgjørende for likviditeten til bedriften. Ved å huske på flere eller alle disse anbefalingene ovenfor kan du minimere risikoen for utestående fordringer og sikre sunn økonomisk drift.
