De aller fleste mottar en klage på en faktura fra tid til annen. Likevel er det en situasjon man helst skulle vært foruten. Advokaten vår, Espen Rustad, deler sine beste tips for for å unngå innsigelse og tvist.
Slik unngår du at kunden klager på faktura
Tvist og innsigelse er begrepene vi bruker om hverandre når parter er uenige i en faktura. Dersom det har oppstått en tvist mellom deg og kunden din, kan ytterste konsekvens være at fakturaen ikke blir betalt. Her er noen råd til hvordan du kan unngå tvist og innsigelse på faktura.
De aller fleste bør være innstilt på å motta en innsigelse på en faktura (og/ eller en leveranse) en eller annen gang. Å være uenig i faktura kan være knyttet til ulike årsaker og kan skje den beste. Jo bedre rutiner du har rundt avtaler, bestilling og leveranse, jo mindre er sjansen for at det oppstår en uenighet.
Her er 6 tips for å unngå at kunden klager på faktura.
1. Ha oversikt over hva som har blitt avtalt
Alt som kan gå galt underveis i en leveranse kan gi tvist. Derfor er det viktig å ha kontroll over hva man selger og hvilke avtaler og forpliktelser som har blitt inngått.
Hva er bestilt og hva skal leveres? Les gjennom bestillingen nøye og send ordrebekreftelse. På den måten får du oversikt over hva du lover å levere – og hva du fakturerer for.
2. Vær nøye med adressering
Sørg for å vite hvem du skal levere til. Vær nøye med adresseringen slik at leveransen kommer frem til riktig person – på rett sted til rett tid!
3. Tilpass fakturadistribusjonen
Ulike kunder har ulike behov. Sender du faktura som eFaktura eller på e-post, eller tilpasser du deg kundens preferanser? Når du fokuserer på kundens behov øker du sjansen for at faktura blir betalt.
Vær tilgjengelig og gi kunden oversikt over leveringsmetode og forventet leveringstid. Da får kunden en følelse av oversikt og kontroll over bestillingen.
Kjenner du til Order to Cash konseptet? Les mer om Invoice to Cash prosessen her
4. Ha gode rutiner rundt fakturadistribusjonen
God orden og ryddighet internt gir følelse av økt kontroll. Det vil være nyttig den dagen du må finne frem dokumentasjon – særlig hvis du til formodning må i forliksrådet eller retten.
På den andre siden blir det vanskelig dersom du som profesjonell aktør ikke har dokumentasjon tilgjengelig. Det er ditt ansvar å ha skriftlig dokumentasjon av eksempelvis ordrebekreftelse, tilleggsbestillinger, varslinger om prisendringer eller annen informasjon og dialog som påvirker leveransen og faktureringen.
5. Følg med på reskontro og ha gode purrerutiner
Gode purrerutiner er viktig for at fakturaen blir betalt. Jo eldre posten blir, jo vanskeligere blir det å få inn kravet. Det er derfor viktig å ha gode rutiner slik at du unngår at det samler seg opp åpne poster det uenighet om. Jo ferskere kravet er, jo større er sjansen for å komme til enighet og fakturaen blir betalt.
En ryddig reskontro gir mer tid til de fakturaene som ikke blir betalt. Da kan du bruke tid til å finne en løsning med de som ikke er enig i fakturaen eller de som ikke har mulighet til å betale. Ta tak i innsigelsen med en gang du mottar den!
Les også: Betyr 6000 kr noe for deg?
6. Ikke la kunden ta over styringen
I enkelte tilfeller kommer man ikke til enighet med skyldner om faktura. Kunden har ofte rett, men i noen tilfeller kan det være helt urimelig. Dersom du mener du har rett og vil ha betalt for de varene eller tjenestene du har levert, så følg det opp. Ta tak i uenigheten når den oppstår og gjør deg ferdig med den.
Enkle grep som utgjør en stor forskjell
Vår erfaring er at de fleste kunder er flinke til å håndtere tvister ved at de raskt går i dialog med kunden og kommer til enighet. Tipsene mine kan virke som en selvfølge i arbeidsdagen, men kan utgjøre en stor forskjell den dagen kunden skulle bli uenig – lykke til!
– Espen Rustad
