I 2019 valgte Atenti Regnskap å automatisere innfordringsprosessen gjennom AutoCollect-tjenesten. På kort tid har AutoCollect bidratt til bedre likviditet hos kundene, og mer tid hos medarbeiderne.
Atenti Regnskap er et autorisert regnskapskontor og holder til i Vestfold og Telemark. Selskapet har en fremoverlent holdning til teknologi og har alltid vært tidlig ute med å innføre nye systemer og løsninger.
Atenti bruker flere Visma ERP-systemer, men hovedsaklig Visma Business og Tripletex. I 2019 valgte Atenti å automatisere innfordringsprosessen gjennom AutoCollect-tjenesten. Løsningen har bidratt til bedre likviditet hos kundene, og mer tid hos medarbeiderne.
Vi har fått snakke med Erik Torp Johannessen, daglig leder i Atenti Regnskap, om deres erfaring med AutoCollect-tjenesten og hvorfor gode rutiner rundt purring og inkasso er så viktig.
Fra manuelt arbeid til automatisert prosess for innfordring
– Vi hadde prøvd ulike løsninger for automatisert innfordring tidligere, men landet på AutoCollect til Visma Amili i 2019. Vi hadde behov for en løsning som kunne tilpasses etter kundens behov og det er nettopp dette som er så bra med AutoCollect. Fakturaene blir fulgt opp automatisk, lovverket rundt inkasso er satt i system, og tjenesten er enkel å tilpasse for hver enkelt kunde, forteller Erik Torp Johannessen.
Atenti har over 1000 kunder i alle bransjer og størrelser. Sammen med kunden bestemmer regnskapsføreren hvor mye som skal automatiseres og hvor mye som skal følges opp manuelt. Dette kan kunden velge selv, helt etter behov.
– Med AutoCollect kunne vi sette purring og inkasso i system
Atenti har alltid hatt et bevisst forhold til kundereskontro og oppfølging av åpne poster, men tidligere ble dette utført manuelt.
– En ryddig reskontro er et tegn på at virksomheten drives på en god måte og at kunden har god intern kontroll. Dette er helt naturlig å sørge for hos oss. Med AutoCollect fikk vi på plass en strukturert og profesjonell prosess for purring og inkasso, forteller Erik Torp Johannessen.
Atenti har en egen spesialist på innfordring som følger opp kundenes purre- og inkassosaker. Med AutoCollect kan selskapet påta seg flere slike oppdrag da flere av prosessene som tidligere ble gjort manuelt nå er automatisert og systematisert. På den måten sørger Atenti for å ha god kontroll over fakturaoppfølgingen hos kundene til enhver tid.
Merkbar effekt hos kundene etter AutoCollect
– Vi har noen veldig gode eksempler på kunder som har gått fra å ha dårlig likviditet, til veldig god likviditet ved implementering av AutoCollect. Disse er det veldig hyggelig å trekke frem. Vi har selvfølgelig forskjellige kunder og noen kunder er det ikke like aktuelt å bruke like mange løsninger på. Det som er viktig er at løsningen tilfører verdi for kunden – enten ved spart tid, bedre kontroll eller mer tidsriktig beslutningsgrunnlag. Vi sørger for rett løsning til rett kunde, forteller Erik Johannessen.
Les også: Sparer mye tid med automatisert betalingsoppfølging
Gode rutiner er viktig – uansett!
Selv med positive resultater hos mange av kundene understreker Erik viktigheten av å sette purring og inkasso i system – uavhengig av kundens situasjon.
I mange tilfeller blir fakturaene betalt i tide, men det gjelder å ha løsningen og rutinene på plass slik at du er klar når tilfellet inntreffer.
Mer tid til andre oppgaver
Etter at Atenti aktiverte AutoCollect-tjenesten har selskapet spart mye tid på oppfølging rundt purring og inkasso. Regnskapsførerne har mer tid til fokusere på de av oppgavene som tidligere ble nedprioritert – typisk reskontrooppfølging, oppfølging over telefon, og budsjettering.
Rigget for fremtiden ved hjelp av automatisering
– Til å være en medium stor regnskapsbedrift, tror jeg vi er på høyde med de største når det kommer til bruk av teknologi og automatiserte prosesser. Vi har alltid tatt i bruk nye løsninger og er nysgjerrige på hvilken verdi teknologien kan gi både oss og kunden. Med teknologien i fokus kan regnskapsførerne levere en mer profesjonell tjeneste til kundene, forteller Erik Johannessen.
Vi spiller på lag med både kunden og teknologien. Vi ser nytten og ikke minst gleden i dette. AutoCollect har kommet for å bli hos oss!
Hva er de største fordelene med AutoCollect?
- Sikrer kunden løpende og profesjonell oppfølging av reskontro
- Du får strukturert prosessen rundt innfordring og inkasso – i henhold til lover og regler
- Det er enkelt å tilpasse til kunden!
– Og til syvende og sist har man jo en unnskyldning dersom sluttkunden klager på en purring. Det er alltid lettere følge opp når man kan skylde på systemet, legger Erik Johannessen til.
Har du tips til regnskapsbyråer som ønsker å automatisere flere av sine prosesser?
Jeg har bare ett tips, forteller Erik:
-Sett i gang!
