Betalingsoppfølging er en prosess der en bedrift systematisk følger opp utestående fakturaer for å sikre at kundene betaler for mottatte varer eller tjenester, innen avtalt frist.
Betalingsoppfølging er helt avgjørende for bedriftens kontantstrøm og likviditet. Med en god betalingsoppfølging bidrar du til at flere fakturaer betales i tide, og minimerer antall ubetalte fakturaer.
Les også: Tap på fordringer - hvordan unngå det?
Prosessen kan variere fra en enkel påminnelse (eksempelvis ta en telefon eller sende en e-post), til å sende en purring eller et inkassovarsel. Dersom betalingen uteblir over lengre tid, kan det være nødvendig med mer formelle skritt som inkasso.
God kommunikasjon gjør betalingsoppfølging enklere:
- Ha en tydelig betalingsfrist på fakturaen du sender
- Vær også tydelig på hva som skjer etter betalingsfristen - dette kan gjerne stå på første faktura, så er kunden din forberedt
- Kommer ikke betalingen? Sørg for en effektiv dialog med kunden. Hva er grunnen til at betalingen uteblir? Kan det være aktuelt å diskutere løsninger for betaling?
- Påminnelser: Send en purring eller inkassovarsel. Av erfaring så betaler mer enn 6 av 10 etter første påminnelse. Må kunden prioritere hvilke fakturaer som skal betales først? Sender du inkassovarsel som første påminnelse, øker du sjansen for at kunden prioriterer din faktura.
- Juridiske skritt: Når betalingen uteblir til tross for gjentatte påminnelser, kan inkasso og juridiske skritt være nødvendig.
Les også: Få hjelp med utestående fordringer
La automatikken gjøre jobben
Effektiv betalingsoppfølging krever en balanse mellom å opprettholde en god kunderelasjon, samtidig som du sikrer at betalingen kommer til riktig tid. Har du et økonomisystem, kan du ta i bruk automatiserte tjenester som å håndtere betalingsoppfølgingen for deg.
AutoCollect ligger tilgjengelig i de fleste økonomisystemer, og aktiverer du denne tjenesten så sendes fakturaer til oppfølging for deg. Du kan selv velge hvilke fakturaer som skal følges opp, og følge status på betalingsoppfølgingen inne i ditt eget økonomisystem.
Les også: Slik hjelper de kundene med betalingsoppfølging
Få bedre likviditet med en god strategi for betalingsoppfølging
Har du en god strategi for betalingsoppfølging, eller en tjeneste som AutoCollect som gjør jobben for deg, kan du forbedre bedriftens likviditet, og samtidig redusere tiden du bruker på oppfølging av utestående fakturaer.
